SECRETARIAT TELEPHONIQUE

DAT'AGENDA

Présentation Contactez nous
01

Services

Secrétariat et permanence téléphonique

Assez d’être dérangé par des coups de téléphone en plein rendez-vous ou de perdre du temps à répondre au téléphone ?
Professions médicales ou paramédicales, avocats, notaires, professions libérales ou simplement gérant d’une société, DAT’AGENDA simplifie votre activité en prenant en charge votre gestion téléphonique.
Les appels entrants et sortants sont administrés par les secrétaires téléphoniques de DAT’AGENDA via le standard téléphonique qui permet de :

  • Réceptionner les appels
  • Filtrer les appels
  • Transférer les appels
  • Prendre les messages
  • Transmettre les messages
  • Envoyer les messages

Chacune de ces étapes est au préalable définie avec vous afin de gagner un maximum de temps, de ne pas vous déranger et de pouvoir parler en votre nom face à vos clients et patients.

Prospection téléphonique : n’hésitez-pas à solliciter le call center de DAT’AGENDA pour vos actions de prospection téléphonique.

La permanence téléphonique est assurée :

  • Du lundi au samedi
  • de 8h à 19h du lundi au vendredi et de 8h à midi le samedi
  • Toute l’année sauf les jours fériés

Le siège de DAT’AGENDA est situé en Alsace, proche Strasbourg. Les secrétaires téléphoniques sont francophones et installées au siège.
Elles parlent cinq langues afin de s’adapter à leurs interlocuteurs et interlocutrices : français, allemand, alsacien, anglais et arabe.



Gestion des agendas

Un client ou un patient souhaite prendre un rendez-vous ?

Il compose votre numéro de téléphone et est immédiatement transféré vers la permanence téléphonique de DAT’AGENDA. Après deux ou trois sonneries, nos secrétaires téléphoniques externalisées prennent l’appel en votre nom afin de renseigner patients ou clients et de prendre note du rendez-vous.

Un agenda partagé en ligne nous permet de visualiser vos disponibilités et vous indique les rendez-vous à venir en temps réel. Patients, clients et professionnels peuvent accéder à cet agenda électronique 24h/24h et 7j/7j. Nous travaillons avec les agendas suivants : Doctolib, Maiia, i-Agenda. La gestion des rendez-vous se fait en totale autonomie. Une simple connexion à internet ainsi que vos identifiants vous donnent accès à votre agenda personnalisé.

Comment faire pour rappeler le rendez-vous à son client ou son patient ?

Pour éviter les oublis et optimiser la prise de rendez-vous, DAT’AGENDA s’engage à contacter clients ou patients par sms, mail ou téléphone un jour avant le rendez-vous en question afin de leur rappeler le lieu, la date et l’heure. Ce service supplémentaire est apprécié des clients et patients parfois dépassés par leurs agendas personnels.

Une urgence au bout du fil ?

Si le client, le patient ou le collaborateur souhaite vous parler en particulier, nous sommes en capacité de définir, selon vos consignes, si l’appel est urgent et s’il nécessite un transfert vers votre ligne direct.



Travaux administratifs

Vous pouvez également gagner du temps en nous confiant vos travaux administratifs :

  • rédactions, saisies, mise en page (lettres, courriers, rapports...)
  • travaux de reproduction (photocopies, scanner, numérisation)
  • mise sous plis et envois de vos documents (envois postaux, télécopies, email…)
  • transcriptions de vos documents manuscrits, audio, scannés
02

Notre Entreprise

DAT'AGENDA

Permanence téléphonique

DAT’AGENDA apporte son expertise de secrétariat téléphonique et son expérience de plus de 20 ans aux professions médicales et paramédicales, aux TPE et PME, aux avocats et notaires ainsi que toute autre structure qui souhaite externaliser son secrétariat. De taille humaine, notre permanence téléphonique offre un service de qualité à vos patients et clients de façon à optimiser votre temps et garantir leur satisfaction !

Notre compréhension de votre métier et de ses enjeux nous permet d’avancer en accord avec votre philosophie. Travailler avec le secrétariat téléphonique DAT’AGENDA c’est opter pour:

  • Un service humain
  • Un service de proximité
  • Un service réactif
  • Un service respectueux
  • Un service personnalisé

DAT’AGENDA est souvent sollicité comme télésecrétariat médical ou paramédical. Cette forme d’accueil téléphonique nécessite une dose d’humanité et surtout une confidentialité absolue dans les échanges. Notre secrétariat à distance s’engage à respecter cette confidentialité des informations auprès de chacun de ses clients : professions libérales, médicales, paramédicales, juridiques, PME/TPE, etc. Les données personnelles et professionnelles transmises par nos interlocuteurs sont uniquement destinées à alimenter vos suivis médicaux et commerciaux. Elles ne sont en aucun cas revendues en tant que base de données clients à des prestataires.

03

TEMOIGNAGES DE NOS CLIENTS

Docteur Bénédicte Zultak
« Je travaille avec le secrétariat téléphonique DAT’AGENDA depuis 14 ans. Anne et son équipe réceptionnent mes appels et prennent en charge mes rendez-vous pour que je puisse optimiser mes journées de travail. Les nouveaux rendez-vous ainsi que les messages laissés par mes patients ou collaborateurs sont immédiatement inscrits dans mon agenda électronique auquel j’ai accès depuis mon smartphone, ma tablette et mon ordinateur. Je peux modifier mon agenda à tout moment. Si un patient ou un confrère souhaite me parler en direct, DAT’AGENDA effectue le transfert d’appel sur mon portable. J’apprécie les qualités d’écoute, la gentillesse, le professionnalisme et les heures d’ouverture de mon secrétariat téléphonique externalisé. »

Alain Sgrazzutti (Groupe Illberg, 1Miniface)
« Lors de la création de notre première entreprise en 2003, nous avions parmi nos objectifs l’optimisation des coûts de fonctionnement. C’est tout naturellement que nous sommes partis à la rencontre de DAT’AGENDA : une structure capable de prendre en charge la totalité de nos appels entrants avec professionnalisme et flexibilité. Les plages horaires du centre d’appel permettent d’assurer un accueil téléphonique du lundi au samedi. Nous avons gagné en efficacité en choisissant le secrétariat téléphonique externalisé DAT’AGENDA. Dorénavant, notre temps est consacré à nos clients et à nos actions commerciales. Notre satisfaction nous a poussé à externaliser notre secrétariat téléphonique en leur confiant la gestion des appels entrants de la totalité de nos structures. »

Docteur Annic Jarnoux
« J’utilise le secrétariat téléphonique DAT’AGENDA de manière ponctuelle depuis plusieurs années. J’ai pris cette décision il y a 5 ans, lorsque j’ai décidé de changer le fonctionnement de mon cabinet et d’augmenter le nombre de rendez-vous hebdomadaires. Le standard téléphonique est ouvert dès 8 heures du matin, ce qui permet à mes patients de prendre rendez-vous tôt et de bénéficier de disponibilités dans la journée. En choisissant le télésecrétariat médical, j’ai allégé mon quotidien pour me consacrer pleinement à l’exercice de ma profession sans être dérangée par des appels intempestifs pendant mes consultations. Les secrétaires de DAT’AGENDA assurent la permanence téléphonique, gèrent la prise de rendez-vous et me contactent pour les communications urgentes. Externaliser une partie de mon secrétariat me permet d’être plus efficace et plus sereine dans mon quotidien. »

Gérard Lebert Pédicure Podologue
« Client du secrétariat téléphonique DAT’AGENDA depuis plus de 10 ans, je me réjouis tous les jours d’avoir fait ce choix qui me permet de ne plus être dérangé pendant mes consultations. Je suis très satisfait de l’accueil téléphonique d’Anne Henriette et de son équipe ! Dynamiques, souriantes et professionnelles, elles sont à l’écoute des patients et assurent un accueil téléphonique de qualité. Je les recommande vivement à tous les professionnels de santé. Bravo ! »

Docteur B. Chirurgien-Dentiste
« Depuis plus de 10 années, je fais appel au secrétariat téléphonique DAT’AGENDA. J’ai choisi d’externaliser mon secrétariat pour ne plus perdre de temps et rester concentré sur mes patients et mes soins. Grâce au standard téléphonique, les secrétaires prennent absolument tous mes appels ainsi que mes rendez-vous. Elle notent les messages et me transmettent les informations utiles en temps et en heure. J’ai constamment accès à mon agenda, ce qui me permet de voir mon planning en temps réel, de donner d’autres rendez-vous, de voir les messages en attente ou de noter mes jours d’absence par exemple. Anne et son équipe sont d’une efficacité redoutable et travaillent avec dynamisme et professionnalisme. »

04

UN ACCUEIL TELEPHONIQUE SUR MESURE

Parce que nous sommes convaincus de notre efficacité et de notre utilité pour votre activité, vous avez la possibilité de tester notre secrétariat téléphonique gratuitement pendant une semaine avant de vous engager.
N’hésitez-pas à nous contacter pour discuter de la formule la plus appropriée à vos besoins.


Des prestations à la journée ou à la demi-journée pour répondre à un besoin immédiat ou à une activité périodique.
Choisir de déléguer sa permanence téléphonique, quelques jours par semaine, permet d’augmenter la plage horaire dédiée à la prise de rendez-vous et d’alléger certaines journées de travail déjà bien remplies. Les secrétaires téléphoniques de DAT’AGENDA proposent un accueil téléphonique sur-mesure.
Des prestations à l’année sous forme d’abonnement illimité afin de répondre à un besoin récurrent.
Externaliser son secrétariat permet d’optimiser la disponibilité du secrétariat d’accueil et de réduire les frais fixes qui y sont associés. Pour certaines professions libérales, ce secrétariat à distance permet d’éliminer une charge de travail souvent source de stress. En faisant confiance à DAT’AGENDA, vous gagnez l’assurance d’une gestion globale de vos appels entrants et de votre agenda.
Des prestations ponctuelles pour répondre à l’absence d’une secrétaire pour congés ou arrêt maladie.
Faire ponctuellement appel à un secrétariat téléphonique permet d’anticiper et de gérer les absences d’une secrétaire. Pour quelques heures, quelques jours ou quelques semaines, DAT’AGENDA prend le relai et garantit une gestion professionnelle de vos appels ainsi qu’une rapidité dans la transmission des informations.
05

Contactez nous

Nos coordonnées

DAT'AGENDA
Permanence téléphonique
37c rue du Général de Gaulle
67118 GEISPOLSHEIM

EMAIL

anne@datagenda.fr

TELEPHONE

03 90 41 26 26

FAX

09 70 77 98 18